Qualitätsmanagement

Qualitätssicherung und -entwicklung werden in der Regel intern durch eigene Mitarbeitende (meist Qualitätsmanagementbeauftrage) gesteuert und ggf. extern durch Expertinnen und Experten unterstützt. Das Qualitätsmanagement identifiziert Verbesserungspotenziale in folgenden Bereichen:  

• Planungsqualität: die Entwicklung eines Konzepts (Konzeption) und seiner Umsetzungsschritte auf Grundlage einer (partizipativen) Bedarfsanalyse, wissenschaftlicher Erkenntnisse und fachlicher Praxiserfahrung;  
• Strukturqualität: die Ausstattung einer Maßnahme, z. B. mit Finanzmitteln, Personal, Räumen, Arbeitsmitteln etc.;  
• Prozessqualität: die Art und Weise der Umsetzung;  
• Ergebnisqualität: die erreichten Wirkungen in Bezug auf formulierte Ziele (Belege für Wirkungen und Kosten).  

Die Steuerung des Gesamtprozesses erfolgt immer durch das Management. Es sichert darüber hinaus die kontinuierliche Überwachung der Ergebnisse (Dokumentation und Evaluation) und justiert Ziele und Maßnahmen. 

Die Teammitglieder haben ein stillschweigend vorausgesetztes, nicht schriftlich formuliertes Qualitätsverständnis. Ihre alltägliche Arbeit reflektieren sie für sich, ohne dass eine gemeinsame Verständigung darüber stattfindet. Über Verbesserungspotenziale tauschen sie sich sporadisch aus. Offensichtliche und drängende Schwierigkeiten mit Arbeitsprozessen und Strukturen thematisieren sie ebenso wie die Lösungsansätze spontan und kurzfristig aus der jeweiligen Situation heraus (situativ).

Die Teammitglieder und weitere Beteiligte tauschen sich planmäßig und in regelmäßigen Abständen über den Fortgang der Maßnahme aus, beispielsweise in Teamsitzungen und Steuerungsrunden. Sie überprüfen Strukturen, Prozesse und Ergebnisse ihrer Arbeit anhand selbst entwickelter oder extern vorgegebener Indikatoren oder Checklisten. Die Ergebnisse dieser Überprüfungen sowie die sich daraus ergebenden Aufgaben und Zuständigkeiten halten sie schriftlich fest. Sie reflektieren vornehmlich Arbeitsprozesse und Strukturen, um die bereits vorhandene und „bewährte“ Qualität der Arbeit sicherzustellen. Außerdem überarbeiten Teammitglieder das Konzept und passen es den geänderten Anforderungen an.

Instrumente und Methoden der Qualitätssicherung und -entwicklung werden kontinuierlich angewendet, etwa in Form von Checklisten und Dokumentationen. Das Qualitätskonzept ist nicht nur auf die Sicherung bisher erreichter Qualität und die Beseitigung von Schwierigkeiten ausgerichtet, es strebt darüber hinaus eine beständige Verbesserung von Strukturen und Prozessen an. Die Qualität der Arbeit wird auch unter Mitwirkung bzw. nach Rückmeldungen Betroffener in einem kontinuierlichen Lernprozess weiterentwickelt, um langfristig gute und nachhaltige Ergebnisse zu erzielen.

Das Qualitätsmanagement untersucht kontinuierlich und systematisch alle Bereiche der Maßnahme und der Organisation. Dabei berücksichtigt es die Sichtweisen aller Beteiligten. Im Rahmen klarer personeller Zuständigkeiten werden sowohl Planung und Konzeption als auch Strukturen und Arbeitsprozesse geprüft und weiterentwickelt. Die Qualitätssicherung stellt dabei stets die formulierten Ziele den erreichten Ergebnissen gegenüber (Soll-Ist-Vergleich). Dazu sind geeignete Erfolgsindikatoren notwendig, die Veränderungen messbar und damit auch überprüfbar machen. Zur Unterstützung der Qualitätsentwicklung kommen unterschiedliche Instrumente und Methoden zum Einsatz, mitunter auch unter Einbezug externer Personen. Die gesammelten Erkenntnisse fließen systematisch in die Weiterentwicklung des Konzeptes und der Arbeitsweise ein.